Stratégies Efficaces pour l'Optimisation des Coûts de Licence Microsoft 365

Introduction

Dans le monde dynamique de la gestion informatique, l’optimisation des coûts est essentielle pour toutes les entreprises. J’ai récemment eu l’occasion de transformer le tenant Microsoft 365 d’un client, une aventure riche en apprentissages sur la réduction des coûts. Cet article partage mon expérience dans l’optimisation des licences Microsoft 365, où j’ai basculé des utilisateurs de l’option E3 à Standard, tout en activant l’archivage pour une efficacité maximale.

Évaluation Initiale

Prendre en charge le tenant Microsoft 365 du client a commencé par une analyse détaillée. Mon objectif ? Comprendre l’utilisation des licences et repérer les opportunités d’optimisation. Le tableau suivant illustre l’état initial, soulignant clairement le potentiel d’amélioration.

Identification des Opportunités d’Optimisation

L’analyse a révélé une pratique problématique de l’ancien prestataire : la surévaluation des besoins en licences. Beaucoup de boîtes mail approchant les 50 Go étaient upgradées en E3, souvent inutilement. À l’exception d’une boîte de direction presque à 100 Go, la plupart n’exigeaient pas tant d’espace. J’ai vu là une chance d’optimiser : passer à Microsoft 365 Business Standard et, si nécessaire, ajouter l’add-on Exchange Online Plan 2, offrant jusqu’à 1.5 To d’espace d’archivage.

Pour en savoir plus sur la sécurisation de Microsoft 365, consultez notre article sur la sécurisation Microsoft 365.

Mise en Œuvre de la Stratégie d’Optimisation

La mise en œuvre a été méthodique. La majorité des utilisateurs sont passés de E3 à Standard, répondant mieux à leurs besoins à un coût réduit. Pour la boîte mail volumineuse, j’ai choisi l’add-on Exchange Online Plan 2, offrant un espace d’archivage suffisant sans les coûts d’une licence E3. Les images suivantes démontrent les étapes et changements apportés.

Pour optimiser l’usage de la licence Standard, nous avons mis en place un système d’archivage efficace :

1. Création d’une Balise de rétention MRM de 1 an avec l’action d’archiver.
2. Mise en place d’une Stratégie de rétention “Archivage 1 an” utilisant cette balise.
3. Attribution de cette stratégie de rétention à l’utilisateur concerné.
4. Activation de l’archivage de la boîte mail.
5. Lancement de la synchronisation forcée avec Start-ManagedFolderAssistant -Identity "utilisateur@domaine.fr"

• Licence Standard : 50 Go pour Exchange et 50 Go d’archivage.
• Licence E3 : 100 Go pour Exchange et 1.5 To d’archivage.
• Exchange Online Plan 2 : 100 Go pour Exchange et 1.5 To d’archivage.

Résultats et Comparaison Avant-Après

Les résultats ont été impressionnants. Nous avons réalisé d’importantes économies tout en conservant une efficacité opérationnelle. Le tableau suivant présente l’impact financier de ces changements.

Leçons Apprises et Conseils

Cette expérience a été extrêmement formatrice. Une leçon clé ? L’importance de revoir régulièrement les besoins en licences. De petites modifications peuvent conduire à de grandes économies. Pour ceux qui envisagent une démarche similaire, comprendre en profondeur les besoins des utilisateurs est essentiel.

Pour en savoir plus sur les migrations vers Microsoft 365, visitez notre article sur la migration PME vers Microsoft 365.

Conclusion

Optimiser les coûts des licences Microsoft 365 va au-delà de la simple réduction des dépenses. Cela implique d’ajuster avec précision les outils aux besoins des utilisateurs. Cette aventure prouve qu’une analyse minutieuse et des ajustements stratégiques peuvent conduire à des économies significatives.

De plus, en s’engageant pour un an chez Microsoft, nous prévoyons encore plus d’économies, un aspect que nous détaillerons dans cet article.